Integritetspolicy

Bofin är en digital plattform som sammanför bostadssökande och hyresvärdar och tillhandahåller funktioner för bland annat bostadskö, bostadsansökningar, matchning, kommunikation, avtal och relaterade tjänster.

Personuppgiftsansvarig för Bofins behandling av personuppgifter är:

Ted Wallmansson AB

Org.nr 559308-3461

E-post: hej@wallmansson.se

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på hur du använder Bofin och vilka funktioner du väljer att använda.

Vi kan behandla uppgifter såsom:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• födelsedatum
• kontaktuppgifter
• profilbild
• önskat bostadsområde
• bostadspreferenser
• önskad bostadsstorlek och hyresnivå
• hushållets storlek
• sysselsättning och inkomstuppgifter
• uppgifter som du själv lämnar i din profil eller i en bostadsansökan
• referenser och tidigare boendeuppgifter
• köhistorik, ansökningar och matchningar
• kommunikation genom Bofin
• tekniska uppgifter om hur tjänsten används.

Vi behandlar endast de uppgifter som är relevanta för de funktioner du använder.

Vi kan behandla:

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• befattning
• företag och organisationsnummer
• kontouppgifter och behörigheter
• information om fastigheter och hyresobjekt
• kommunikation med bostadssökande
• avtal och avtalsrelaterad information
• betalnings- och faktureringsuppgifter
• aktivitet och historik i tjänsten.

När du ansöker om ett bostadsobjekt kan vi behandla de uppgifter som behövs för att administrera ansökan och uthyrningsprocessen.

Det kan exempelvis handla om profiluppgifter, hushållsinformation, inkomst, sysselsättning, referenser, önskat inflyttningsdatum och annan information som du själv har lämnat.

Vilka uppgifter en hyresvärd får tillgång till beror på vilken del av uthyrningsprocessen du befinner dig i och vilka funktioner som används.

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

• skapa och administrera användarkonton
• tillhandahålla bostadskö och bostadssökning
• matcha bostadssökande med relevanta bostäder
• hantera bostadsansökningar
• förmedla information mellan bostadssökande och hyresvärdar
• administrera uthyrningsprocesser
• möjliggöra avtal och elektronisk signering
• administrera hyresvärdars fastigheter och objekt
• skicka nödvändiga meddelanden om tjänsten
• tillhandahålla kundsupport
• hantera betalningar och fakturering
• förebygga bedrägerier och missbruk
• upprätthålla säkerheten i tjänsten
• utveckla och förbättra Bofin
• uppfylla rättsliga skyldigheter.

Bofin behandlar personuppgifter med stöd av olika rättsliga grunder beroende på behandlingens syfte.

Vi behandlar personuppgifter när det är nödvändigt för att tillhandahålla Bofin och de funktioner du har begärt, exempelvis för att skapa och administrera ett konto, hantera bostadsansökningar eller tillhandahålla tjänster till en hyresvärd.

Vi kan behandla personuppgifter med stöd av berättigat intresse exempelvis för säkerhet, förebyggande av missbruk, grundläggande analys och utveckling av tjänsten.

Vid sådan behandling gör vi en bedömning av vårt intresse i förhållande till din rätt till integritet.

Vi behandlar personuppgifter när det krävs för att uppfylla skyldigheter enligt lag, exempelvis bokföringsregler eller andra rättsliga krav.

I vissa situationer baseras behandlingen på ditt samtycke, exempelvis för viss marknadsföring eller andra frivilliga funktioner.

Ett lämnat samtycke kan återkallas när som helst.

Bofin kan erbjuda funktionalitet som gör det möjligt för en hyresvärd att beställa en kreditupplysning på en bostadssökande genom en extern kreditupplysningsleverantör.

En kreditupplysning får inte beställas enbart för att en person står i bostadskö, har skapat en profil, har visat intresse för ett objekt eller har skickat in en vanlig bostadsansökan.

Funktionen ska endast kunna användas när uthyrningsprocessen har nått ett sådant skede att hyresvärden har ett legitimt behov av att göra en ekonomisk riskbedömning av den bostadssökande, exempelvis inför en konkret matchning där tecknande av hyresavtal är aktuellt.

Hyresvärden ansvarar för att en kreditupplysning endast beställs när det finns saklig och laglig grund för detta.

Kreditupplysningen tillhandahålls av en extern kreditupplysningsleverantör. Den bostadssökande informeras i samband med att en kreditupplysning genomförs i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Bofin ska inte använda uppgifter från kreditupplysningen för andra ändamål än den aktuella uthyrningsprocessen.

Uppgifter från en kreditupplysning ska inte sparas längre än vad som är nödvändigt. Tillgången till uppgifterna begränsas och uppgifterna tas därefter bort eller görs otillgängliga enligt Bofins vid var tid gällande lagringsrutiner.

En tidigare kreditupplysning innebär inte automatiskt att samma upplysning kan användas vid en framtida uthyrningsprocess. Vid en ny uthyrningssituation kan en ny bedömning av behovet av kreditupplysning krävas.

Bofin kan ge användare möjlighet att själva lämna eller ladda upp dokument och information, exempelvis:

• arbetsgivarintyg
• inkomstunderlag
• referenser
• tidigare boendeuppgifter
• andra dokument som är relevanta för en bostadsansökan.

Du ansvarar för att information som du lämnar är korrekt och att du har rätt att lämna uppgifterna.

Vi rekommenderar att du inte lämnar fler personuppgifter än vad som behövs för den aktuella funktionen eller bostadsansökan.

Bofin kan använda information i din profil för att identifiera bostäder som kan vara relevanta för dig.

Matchningen kan exempelvis baseras på:

• geografiskt område
• bostadstyp
• antal rum
• bostadens storlek
• hyresnivå
• inflyttningsdatum
• hushållsstorlek
• andra preferenser som du själv har angett.

Sådan behandling används för att göra tjänsten mer relevant och för att kunna informera dig om bostäder som motsvarar dina önskemål.

Bofin kan även använda profiluppgifter och aktivitet i tjänsten för att sortera eller presentera relevanta objekt och ansökningar.

Om Bofin i framtiden använder automatiserat beslutsfattande som har rättsliga eller på liknande sätt betydande konsekvenser för användaren kommer särskild information om detta att lämnas i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Bofin kan registrera information om aktivitet och historik i tjänsten, exempelvis:

• bostadsansökningar
• matchningar
• ingångna avtal
• aktivitet i bostadskön
• användning av tjänstens funktioner
• annan relevant historik kopplad till användningen av Bofin.

Sådan information kan användas för administration, säkerhet, förebyggande av missbruk samt för att förbättra Bofins funktioner.

Om Bofin erbjuder funktioner för intern bedömning, sammanställning eller poängsättning av information om användare ska det tydligt framgå vilka uppgifter som används och hur sådan behandling fungerar.

Vi skickar meddelanden som är nödvändiga för att Bofin ska fungera, exempelvis:

• bekräftelser
• information om bostadsansökningar
• meddelanden från hyresvärdar
• information om matchningar
• säkerhetsmeddelanden
• information om konto och avtal
• viktig information om förändringar i tjänsten.

Sådan kommunikation är en del av tjänsten.

Marknadsföring, nyhetsbrev, erbjudanden och annan kommersiell kommunikation hanteras separat.

Där samtycke krävs skickas sådan kommunikation endast om du har godkänt detta.

Du kan när som helst avregistrera dig från marknadsföringsutskick.

Personuppgifter kan delas med andra när det krävs för att tillhandahålla Bofins tjänster.

När du ansöker om eller går vidare i processen för ett bostadsobjekt kan relevanta uppgifter från din profil och ansökan göras tillgängliga för den aktuella hyresvärden.

Hyresvärden får endast tillgång till uppgifter som är relevanta för den aktuella uthyrningsprocessen.

Vi kan använda externa leverantörer för exempelvis:

• hosting och databaser
• e-post
• autentisering
• drift och säkerhet
• analys
• lagring
• teknisk infrastruktur.

Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla sina tjänster.

När sådana funktioner används kan nödvändiga personuppgifter delas med leverantörer av exempelvis elektronisk identifiering eller signering.

När en kreditupplysning lagligen får genomföras kan nödvändiga uppgifter överföras till den kreditupplysningsleverantör som används.

Vid betalningar kan nödvändiga uppgifter behandlas av vår betalningsleverantör.

Vi kan även lämna ut personuppgifter om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vi säljer inte personuppgifter till tredje part.

Ted Wallmansson AB är personuppgiftsansvarigt för den behandling där bolaget bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen inom Bofin.

En hyresvärd som får tillgång till personuppgifter genom Bofin kan samtidigt vara självständigt personuppgiftsansvarig för sin fortsatta behandling av uppgifterna.

Det kan exempelvis gälla när en hyresvärd behandlar personuppgifter för att:

• bedöma en bostadsansökan
• välja hyresgäst
• genomföra en uthyrning
• administrera ett hyresförhållande
• uppfylla egna rättsliga skyldigheter.

Hyresvärden ansvarar då för att den egna behandlingen sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för det ändamål de samlades in för eller så länge vi måste spara dem enligt lag.

Uppgifter som hör till ett aktivt konto sparas normalt så länge kontot finns och uppgifterna behövs för att tillhandahålla tjänsten.

När ett konto avslutas raderas eller anonymiseras uppgifter som inte längre behöver sparas.

Vissa uppgifter kan behöva sparas längre exempelvis på grund av:

• bokföringsregler
• rättsliga skyldigheter
• säkerhetsändamål
• förebyggande av bedrägerier eller missbruk
• pågående eller möjliga rättsliga anspråk.

Uppgifter från kreditupplysningar omfattas av särskilt begränsad lagring och ska inte ligga kvar som permanent information i en användares profil.

Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bland annat:

• obehörig åtkomst
• otillåten användning
• förändring
• förlust
• förstöring
• otillåtet röjande.

Tillgång till personuppgifter begränsas utifrån behov och behörighet.

Vi arbetar löpande med att anpassa säkerhetsåtgärderna efter informationens känslighet, tjänstens funktioner och aktuella risker.

Vissa av våra tekniska leverantörer kan behandla personuppgifter utanför EU/EES.

När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en tillåten grund för överföringen och, när det krävs, lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR.

Information om vilka skyddsåtgärder som används kan begäras genom att kontakta oss på hej@wallmansson.se.

Bofin kan använda cookies och liknande tekniker för att:

• få tjänsten att fungera
• hålla användare inloggade
• komma ihåg inställningar
• mäta användning
• förbättra tjänsten
• analysera hur Bofin används.

Cookies som är nödvändiga för tjänstens funktion kan användas utan samtycke när lagstiftningen tillåter det.

Icke nödvändiga cookies, exempelvis vissa analys- och marknadsföringscookies, används först efter att du har lämnat samtycke när sådant samtycke krävs.

Mer information finns i Bofins cookieinformation.

Du har enligt GDPR ett antal rättigheter avseende dina personuppgifter.

Beroende på omständigheterna kan du ha rätt att:

• få information om hur dina personuppgifter behandlas
• få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• begära radering av personuppgifter
• begära begränsning av behandlingen
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse
• få ut vissa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format
• återkalla ett samtycke som du tidigare har lämnat.

Dessa rättigheter är inte absoluta. Exempelvis kan lagstiftning innebära att vissa uppgifter måste sparas även efter att du har begärt radering.

För att utöva dina rättigheter kontaktar du oss på:

hej@wallmansson.se

Vi kan behöva verifiera din identitet innan vi hanterar en begäran.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du kontakta oss på hej@wallmansson.se så att vi kan undersöka frågan.

Du har även rätt att lämna klagomål till den svenska tillsynsmyndigheten:

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Bofin är i första hand avsett för personer som själva kan ingå avtal eller på annat sätt använda tjänsten i samband med bostadssökande eller uthyrning.

I samband med en bostadsansökan kan det vara relevant att ange att barn ingår i hushållet.

Om personuppgifter om barn behöver behandlas ska endast de uppgifter som är nödvändiga för det aktuella ändamålet behandlas.

Användare bör inte lämna känsliga eller andra detaljerade personuppgifter om barn om informationen inte uttryckligen efterfrågas och är nödvändig för tjänsten.

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när Bofin utvecklas eller när lagstiftning, funktioner, leverantörer eller våra behandlingar av personuppgifter förändras.

Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig i tjänsten.

Om en förändring är väsentlig informerar vi användarna på lämpligt sätt innan förändringen börjar gälla.

Frågor om denna integritetspolicy eller hur Bofin behandlar personuppgifter kan skickas till:

Bofin

Ted Wallmansson AB

Org.nr 559308-3461

Sverige

E-post: hej@wallmansson.se